Czy na wykonaniu dobrych, ostrych zdjęć pacjenta nasza praca z aparatem się kończy? Okazuje się, że niekoniecznie. Leczenie pojedynczego pacjenta może być rozłożone w czasie, od kilku tygodni czy miesięcy, jeśli pacjent jest leczony tylko zachowawczo, aż do kilku lat, jeśli w grę wchodzą kompleksowe plany leczenia zawierające ortodoncję i implantoprotetykę. Jak więc w sposób łatwy zarządzać zbiorem zdjęć, tak by bezproblemowo można było odnajdywać pożądane przez nas zdjęcia?
Pierwszą rzeczą, o którą musimy zadbać jest bezpieczne przenoszenie zdjęć z aparatu do komputera. W tym miejscu polecam używanie kart pamięci microSD z adapterem. Tak, wiem, że większość aparatów używa większych odpowiedników – kart SD, pamiętajmy jednak, że karta jest wkładana i wyciągana ze slotu kilka/kilkanaście razy dziennie i jej plastikowe elementy dość szybko ulegają uszkodzeniu. Jeśli tak się stanie, grozi to utratą zapisanych zdjęć, których często nie będziemy mieli okazji już powtórzyć. Jeśli zaś adapter ulegnie uszkodzeniu, wymieniamy go na nowy a nasze danę są bezpieczne. Kolejną wskazówką, która ułatwia pracę, jest przypisanie karty do konkretnych osób bądź konkretnych gabinetów, ułatwia to organizację i zwiększa prawdopodobieństwo, że karta będzie na miejscu zawsze tam, gdzie powinna być.
Dobrym zwyczajem przed rozpoczęciem fotografowania danego pacjenta, jest wykonanie zdjęcia jego imienia/nazwiska. Dziękitemu jeśli nie przenosimy zdjęć na komputer po każdym pacjencie (co jednak polecam) to będziemy mogli w łatwy sposób odszyfrować, czyje zęby są na fotografii. Jeśli jednak tego nie wykonaliśmy, to po dacie i godzinie wykonania zdjęcia możemy wg grafiku sprawdzić, jaki pacjent był wtedy na fotelu. Ważną kwestią, podczas robienia zdjęć jest upewnienie się, że wykonujemy je w formacie RAW. Daje to nam praktycznie nieograniczone możliwości obróbki zdjęcia, gdyż format ten jest bezstratny a dodatkowo tylko on prawnie może być wykorzystywany jako dokumentacja medyczna.
Jeśli zdjęcia mamy już wykonane i jesteśmy gotowi do ich przegrania, to musimy stanąć przed wyborem systemu operacyjnegow jakim chcielibyśmy je magazynować (Windowsczy MAC). Oczywiście to już zależy od indywidualnych preferencji i sprzętowych możliwości – generalnie do archiwizacji zdjęć pacjentów nadają się obydwa. Każdy użytkownik musi zadać sobie pytanie, w którym systemie czuje się lepiej i z którego chciałby korzystać u siebie w gabinecie. Po wybraniu systemu należałoby wybrać program do archiwizacji. Cechy programu, które zaspokoją zaczynającego lub średniozaawansowanego użytkownika, to możliwość tworzenia folderów dla poszczególnych pacjentów i podstawowe możliwości obróbki zdjęć (prostowanie, kadrowanie, rozjaśnianie, usuwanie). W naszym gabinecie Stankowscy & Białach Stomatologia do tego celu używamy programu „zdjęcia” na Mac-ach, ma on wszystkie najpotrzebniejsze i bardziej zaawansowane funkcje. Dodatkowym udogodnieniem jest podłączenie bazy danych do biblioteki iCloud, dzięki temu mamy dostęp do zdjęć na wszystkich komputerach w klinice a poprzez przeglądarkę internetową nawet i poza gabinetem. Odpowiednikami takich aplikacji w systemach operacyjnych Windows PC są programy „zdjęcia” i „Picassa”. Kolejnym rozwiązaniem jest przetrzymywanie zdjęć po prostu w folderach, jednak jest to najmniej uporządkowany sposób.
Jeśli zależy nam, żeby nasza biblioteka zdjęć była przejrzysta, trzeba stosować się do kilku zasad. Po pierwsze, usuwać od razu zdjęcia nieudane, nieostre, powtórzone – można na tym zaoszczędzić dość dużo miejsca. Po drugie, fotografię należy od razu kadrować i prostować ponieważ później ciężko jest znaleźć na to czas. Po trzecie zdjęcia przegrane do bazy danych należy od razu usuwać z karty pamięci, po czym wkładać ją z powrotem do aparatu. Jedną z najbardziej irytujących rzeczy jakie nas mogą spotkać, to niemożliwość wykonania zdjęcia z powodu braku karty pamięci w aparacie lub braku miejsca na karcie.
